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PowerPointレッスン2014

PowerPoint基礎レッスンのカリキュラム

基本的にWindows版をベースとする。Windows版とMac版で異なる箇所については、都度指摘する。

1. PowerPoint の概略

1. 会議や発表で使うスライドや配布資料を作るためのソフト。
2. Word、Excel と比べて、簡単に図や文字を配置できる。
3. 会議や発表でなくとも、イラスト、メニュー表を作る等、非常に簡単にこなせる。
4. ただし、その場合、とても凝ったものを作る場合には専用のソフト(イラレ等)が必要。
5. Word、Excel と兄弟なので、Word、Excel と連携できるのが強み。
6. Mac には標準で対応するアプリがインストールされているが、Officeは業界標準なのが強み。

2. バージョン
どこまで詳しく説明するか…
バージョン間であまり互換性がないので出来るだけバージョンを合わせることを説明する。

1. 個人向けバージョンの Office には PowerPoint は含まれない。
Officeを新調する場合は、PowerPoint を使用するかどうか注意が必要。
どの Edition、バージョンに PowerPointが含まれるかは、別資料を参照のこと。

2. Office 2007 で ファイルフォーマットが一新された。このバージョンを境に
古い Office で 新しい Office のファイルを読み書きできなくなった。
3. Office 2007 以降も、旧バージョン向けにファイルを保存することで、
旧バージョンでも読み書きできることになっている。
ただし、Office製品全般について、前方互換性が怪しい。

4. 会社で導入する場合には、Officeのバージョンを合わせること。
5. 自宅でも使いたい、という場合は会社のOfficeのバージョンに自宅のバージョンを合わせる
ことが望ましい。

6. バージョンアップに伴い、古いOfficeのサポートは終了していく。
サポートが切れてもすぐに使えなくなることはないが、セキュリティアップデートが
行われなくなるので、なるべく新しいバージョンの Office に買い替えていく方が良い。

7. ただ、会社のOfficeのバージョンが上がらない(上げられない)ケースもあり、
古い Office を使わないといけない場合もある。
– 自宅の Office を最新版にして、Officeの下位互換性に任せるか。
– 互換性を優先して、自宅の Office をそのままにするか。

3. 説明

1. オートシェイプの説明
1. ツールバーから選択
2. 様々なオートシェイプが予め用意されている。
1. オートシェイプそれぞれに意味がある。
2. むやみに好きなオートシェイプを使って良い訳ではない。
どこかで厳密に決められている訳ではないが、PowerPoint の暗黙のルールがある。
下記以外のオートシェイプは使わない方が良い。
1. 四角形 -> 何らかの物体・集合体・組織。より具体的なモノを表す。
2. 楕円 -> 何らかの物体・集合体・組織。より概念的なモノを表す。
3. 矢印・三角形 -> 結論へ誘導する役目。
4. 吹き出し -> 図形に補足事項を付け加えるために使う。
5. メモ、フローチャート -> 訂正箇所や補足説明を加えるために使う。
6. 爆発・星 -> 強調ポイントに使う。
3. オートシェイプの書式設定
1. 色
1. 塗りつぶし、グラデーション、透明度
2. グラデーション、テクスチャ、パターン
2. 枠線
1. スタイル、太さ
3. 影をつける
4. 回転
1. 図形のグリップを動かす
2. Shift を押下しながらグリップを動かすと、角度固定で回転
5. 文字の縦書き化
6. グループ化

4. ビジネス文書の色使い
1. ビジネス文書はモノクロベース
2. 色を付けると、聞く側・見る側の意識が集中することになる。
3. メインメッセージとなる図形に色を付ける。

5. 例
1. フロー図
1. オートシェイプでフロー図を表現
2. 左から順に色を濃くすることで順序を強調できる。
2. 組織図
1. 四角形で組織を作成
2. 線でコネクタ同士を結合
3. ベン図
1. 円形を重ねる。
2. それぞれの円に透明度を設定する。
3. 中央にラベルを貼る

6. 微調整
1. 位置微調整
1. Command + 矢印
2. 大きさ微調整
1. Shift + 矢印
3. 縦位置、横位置を変えずに、位置を移動
1. Shift + ドラッグ
4. スライドに合わせて移動
1. 固定用ガイドを表示してスナップ
5. 画像や図にテキストを回り込ませる
1. 地道にテキストにスペースを入れて調整する。

7. 装飾
1. フォント
1. 基本は MS Pゴシック
固くもなく柔無くもなく無難なフォント。基本は MS Pゴシックを使用する。
2. カッチリと真面目な MS P明朝
カッチリと真面目な印象。線が細いのでプレゼンには不向き。
3. 特殊フォントはあまり使わない。
自分のパソコンに入っているが、他のパソコンに入っていないフォントを使用した場合、
自分のパソコンで作った資料を他のパソコンで表示した場合に見栄が異なってしまう。
なるべく、標準のフォントを使用すること。
2. 透明化
1. オートシェイプの重なりを表現できる。
1. ベン図
2. 背景画像に対する透かし絵

8. デザインテンプレート
1. 予めテーマが用意されている。Mac版では「テーマ」
2. テーマに応じてオートシェイプ等のデザインも統一して変化する。
3. ファイルを保存する際に、拡張しを *.pot、*.potx とすることでテーマを新規作成できる。

2. 箇条書き
1. プレゼンテーションの目的と解決
1. 短時間で重点を理解してもらうこと。
2. 長い文章ではなく、短い語句・単語で理解してもらう必要がある。
3. 箇条書きにより、情報を項目毎にまとめられる。

2. 箇条書き
1. プレースホルダを使う
2. テキストボックスを配置し、メニューから箇条書きを選択する。
3. テキストボックスだけでなく、全てのオートシェイプに箇条書きを付けられる。
4. 箇条書きに段落番号を付けるか否かを、メニューから選択する。
5. 箇条書きマークは変更できる。(メニュー -> 箇条書き)
6. 箇条書きマークの色は変更できる。(メニュー -> 箇条書き -> 箇条書きオプション)
7. 箇条書きマークのサイズは変更できる。(メニュー -> 箇条書き -> 箇条書きオプション)
8. デザインテンプレート毎に様々な箇条書きマークが用意されている。
9. 各段落で改行できる。(各段落で Shift + Enter)

3. グラフ表現
1. ビジュアル表現
1. 言葉や文書だけでは伝わりにくい。表・グラフ・図解で示すと伝わりやすい。
2. Excel と連携 (メニュー -> グラフ から Excelシートが開く)
3. Excelシートと変更すると、グラフも変更する。
4. 表の作成 (メニュー -> 表の挿入)
5.

4. ヘッダとフッダ
1. 表示メニュー -> ヘッダとフッダ -> から設定
1. ページ番号、日付、フッターを表示する。
2. ページ番号の前後に文字列を付与する。
3. 開始ページの番号を変更する。(スライド開始番号を変更する)
4. 日付形式を変更する。
5. タイトルページにだけフッターを表示しない

5. テクニック
1. スライドショー
1. 大規模なプレゼンにはスライドショー。大規模でない場合は紙配布で十分。
2. スライドショー用に余計な修飾をすることで手一杯になり内容が薄くなる恐れがある。
3. 紙資料を元に、コミュニケーションが取れれば十分
4. ハイパーリンク
1. オートシェイプ、テキストボックスを選択状態で、挿入 -> ハイパーリンク
2. スライドショー中に Webページを紹介したい場合に、PowerPointを閉じないでブラウザを開く
5. アニメーション
1. おすすめしない
2. 作り方を一通り説明する。
6. 画像の挿入
1. クリップアート
2. iPhoto等から画像入力
7. 動画の挿入
1. ムービーの入力
8. オーディオの挿入
1. オーディオの入力

2. 保存
1. PowerPointのファイルはPowerPointがインストールされていないと再生できない。
1. 画像として保存する。
2. PDFとして保存する。

3. 印刷
1. 配布資料として印刷
1. 用紙フィッティング
2. グレースケール化
3. 1枚に印刷するスライドの枚数

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